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2024年4月、オリンパスは本社機能と開発機能を統合した新たなグローバル本社へ移転した。数千人が働く大規模オフィスでは、全面的なフリーアドレスとハイブリッドワークを前提とした新しいワークプレイスが構築されている。その空間を支える基盤として導入されたのが、内田洋行の「SmartOfficeNavigator」である。

ハイブリッドワークが定着した現在、オフィスには単に働く場所としての役割だけでなく、人と人をつなぎ、偶発的なコミュニケーションを生み出す場としての価値が求められている。一方で、座席を固定しないフリーアドレスでは、「誰がどこにいるのか分からない」「会議室やブースの空きを探す時間が増える」といった新たな課題も生まれる。
オリンパスが目指したのは、多様な社員一人ひとりが時間や場所に縛られることなく、自律したプロフェッショナルとして能力を発揮できる環境である。その実現に向け、オフィス全体の情報を一つのプラットフォームに集約した。
SmartOfficeNavigatorでは、人の居場所や会議室、集中ブース、コミュニケーションスペース、オールジェンダートイレなど、多様な施設の利用状況をスマートフォンからリアルタイムで確認できる。会議室予約システム「SmartRooms」や各種センサーを活用した「RoomSense」、さらにCisco SpacesやMicrosoft 365とも連携し、社員の所在やスケジュール、連絡可能な状況まで一元的に把握できる構成となっている。

特徴的なのは、複数のシステムを一つのインターフェースに統合した点である。利用者は用途ごとに異なるシステムを立ち上げる必要がなく、日常業務の延長線上で自然にオフィス全体の情報へアクセスできる。さらに将来的な機能追加にも対応できる柔軟な設計とすることで、長期的なオフィス運用にも適応するプラットフォームとなった。
こうしたデータは、スマートフォンだけでなく館内のサイネージにも活用されている。「空き状況可視化マップ」では、各フロアに設置された大型ディスプレイから全館の空き状況を一覧できる。利用者は、人の動線上に配置されたマップを直感的に操作し、その場で利用可能なコミュニケーションエリアを検索するとともに、QRコードから予約までシームレスに完結できる仕組みを実現した。さらに現在は、マップの機能強化に加え、全建屋の混雑状況をリアルタイムで一覧できる画面の開発も進められている。

このような情報の可視化は、単なる利便性向上にとどまらない。「出社すれば人とつながりやすい」という体験価値を高め、対面でのコミュニケーションを促進する役割も担っている。ハイブリッドワークでは出社する理由そのものが問われるが、空間とデジタルを連携させることで、オフィスならではの価値を再定義したと言える。
会議環境についても、Microsoft Teamsを最大限活用できるICT環境を整備した。会議室ごとに最適な機器を選定し、参加者同士の視線や音声の聞こえ方まで考慮した設計を実施。誰もがストレスなくハイブリッド会議へ参加できる環境を整え、運用マニュアルの整備まで含めて定着を支援している。

さらに、蓄積されるデータはオフィス運営そのものにも活用される。会議室の予約時間と実利用時間の差異を分析し、運用ルールの改善につなげるほか、将来的にはAIカメラによる混雑情報との連携も視野に入れる。人の行動と空間利用を継続的に分析し、オフィスを運用しながら進化させる考え方である。
導入後は、空き会議室を探し回るといった付帯業務が減少し、社員が本来の業務へ集中できる環境づくりに寄与している。業務効率だけでなく、コミュニケーションやエンゲージメントの向上も期待される成果の一つだ。
オフィスは、完成した時点がゴールではない。利用データを継続的に蓄積・分析し、その結果をもとに空間や運用を改善し続けることで、働く環境は進化していく。オリンパスのグローバル本社は、デジタルプラットフォームを基盤に、人・空間・設備をリアルタイムにつなぎ、データを活用して最適化を図る「進化し続けるワークプレイス」を実現している。そこには、自律的で創造性の高い働き方を支える、次世代オフィスの一つのモデルが示されていた。

SmartOfficeNavigatorの詳細はこちらから

【内田洋行プレスリリース】
内田洋行、オリンパスの本社統合移転を契機とした新しい働き方の実現に、最新ICTインフラ導入とオフィス空間におけるデータ活用で支援